secrétaire à distance

Foire aux questions

Comment vos secrétaires peuvent-elles gérer mon agenda ?

En faisant appel à nos services de secrétariat à distance, vous ne profitez pas que de la prise en charge de vos appels entrants. Vous profitez aussi d’une gestion efficace de votre agenda électronique ! Mais de quelle façon ? Comment les secrétaires de bureau24 peuvent-elles gérer votre agenda ? C’est très simple : il vous suffit d'avoir un Google Calendar (ou Google Agenda) !

Confiez votre agenda électronique à bureau24 !

Lorsque vous confiez la gestion de votre standard téléphonique à une secrétaire à distance de bureau24, vous pouvez aussi lui demander de gérer vos rendez-vous à votre place. Pour cela, il vous faut simplement un agenda électronique sur Google Calendar.

Afin de bénéficier de notre service de gestion d’agenda, il vous suffit de partager votre calendrier et de nous communiquer vos plages disponibles. Sur cette base, votre télésecrétaire pourra se coordonner avec vos appelants, pour fixer des rendez-vous en votre nom. Tout en tenant compte de vos disponibilités et de vos préférences, évidemment.

Par exemple, précisez la durée à prévoir pour chaque rendez-vous. Et si vous préférez réserver certaines plages horaires à un type de rendez-vous en particulier, donnez vos instructions à la secrétaire partagée. Elle les appliquera rigoureusement et organisera votre agenda pour qu’il vous convienne le mieux.

Comment créer votre Google Agenda et le partager avec votre télésecrétaire ?

Si vous possédez un Google Calendar, vous devez simplement le partager avec votre secrétaire virtuelle. De cette façon, elle aura accès à vos disponibilités et pourra enregistrer vos rendez-vous dès que nécessaire. Elle aura également la possibilité de modifier certains rendez-vous, si un appelant le souhaite.

Et si vous n’avez pas encore d’agenda Google, aucun problème : quelques minutes suffisent pour le créer ! Tout ce dont vous avez besoin est d’un compte Gmail.

Pour effectuer le partage de votre agenda Google avec bureau24, vous pouvez consulter notre manuel d’instruction. Vous préférez être accompagné dans la démarche ? Notre service clientèle sera ravi de vous indiquer la marche à suivre !

Des notifications en temps réel pour chaque changement

Évidemment, pour que vous soyez toujours informé des changements qui ont lieu dans votre agenda électronique, vous recevez une notification en temps réel. Selon vos préférences, votre secrétaire à distance peut vous envoyer la notification instantanée par mail, par SMS ou encore via notre application mobile (gratuite et disponible pour iOS et Android).

Et afin de ne manquer aucun rendez-vous, pensez aussi à activer les notifications directement dans votre Google Agenda. Vous recevrez alors une alerte à l’heure de votre réunion ou un peu avant, en fonction de vos choix.

De même, si vous voulez opérer des changements dans votre calendrier, informez-en votre télésecrétaire. En lui donnant des instructions claires, précises et mises à jour, vous bénéficierez d’un service à la hauteur de vos attentes !

Grâce au partage de votre Google Calendar, vous pouvez encore plus profiter des compétences administratives de votre télésecrétaire. Cela vous cause moins de soucis d’organisation et vous libère un temps précieux !

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Service Clientèle de Bureau24

Appelez-nous gratuitement et obtenez des informations supplémentaires sur le service de secrétariat à distance de bureau24.



Comment cela fonctionne-t-il ?:

  1. Lorsque vous composez le numéro de Live test, une secrétaire de bureau24 prend l'appel selon vos instructions.
  2. Vous jouez le rôle d'un de vos clients ou prospects.
  3. Nous vous envoyons dès la fin de l'appel un message par email ou SMS

Test gratuit pendant
une heure

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