secrétaire à distance

FAQ à propos des services de télésecrétariat de bureau24.fr

Est-ce que mes clients vont savoir qu'ils appellent un secrétariat externe ?

C’est vous qui décidez. Lorsque vous optez pour nos services de télésecrétariat, vous craignez que vos appelants s’en rendent compte ? Vous avez peur que vos clients sachent qu’ils sont contact avec un secrétariat externalisé et pas avec un de vos employés ? Rassurez-vous, si vous ne souhaitez pas que vos interlocuteurs soient au courant, nous ne leur dirons pas. Quand nous répondrons à vos appels en votre nom, vos autres appelants n’y verront que du feu !

Nous suivons vos instructions !

Si vous faîtes appels à nos services de secrétariat à distance, vous profitez de prestations personnalisées selon vos attentes. Cela signifie notamment que votre télésecrétaire va appliquer scrupuleusement les instructions que vous lui donnerez.

Ainsi, à la question « Est-ce que mes clients vont savoir qu’ils appellent un secrétariat externe ? », nous répondons : « Cela va dépendre de vos instructions » ! En effet, cette information peut être divulguée ou non.

Si vous préférez que vos correspondants ne sachent pas qu’ils discutent avec une secrétaire externe, nous ne leur dirons pas. Ils ne sauront à aucun moment qu’il s'agit d’un secrétariat à distance. Vous renverrez alors une image plus professionnelle et l’impression d’une équipe parfaitement unifiée.

À l’inverse, si vous souhaitez opter pour la transparence, pas de souci non plus. Votre télésecrétaire peut se présenter comme telle auprès de vos appelants. Finalement, c’est vous qui décidez !

Secrétariat externe : quelles consignes donner à votre télésecrétaire ?

Quelles que soient vos préférences, vous avez tout intérêt à transmettre le plus d’informations possible à bureau24. Cela pour que votre secrétaire partagée soit apte à fournir le meilleur service à vos appelants.

En pratique, communiquez le message d’accueil que votre télésecrétaire devra dire en répondant au téléphone : nom, prénom, entreprise, phrase d’accroche (« à votre écoute », « que puis-je pour vous ? », « comment puis-je vous aider ? », etc.).

Précisez aussi les informations que vous souhaitez ou non qu’elle transmette à vos contacts : sa propre identité, votre occupation actuelle, votre ligne directe, etc.

Enfin, sachez que plus vous nous donnerez d’informations sur votre société et d’instructions pour la gestion de votre standard téléphonique, et mieux nos secrétaires pourrons gérer vos appelant. Elles seront même capables de répondre comme si elles étaient dans vos locaux !

Comment transmettre vos instructions à bureau24 ?

Afin de transmettre vos instructions à bureau24, rien de plus simple ! Nous mettons à votre disposition des moyens et outils pratiques, qui facilitent grandement les échanges avec votre secrétaire à distance.

Gratuite et disponible dans l’AppStore et Google Play, notre mobile app est très facile d’utilisation. Grâce à elle, vous donnez vos instructions à la télésecrétaire, recevez ses notifications, consultez votre agenda, etc.

Bien sûr, vous pouvez également échanger par mail ou par SMS, pour avoir des versions écrites. Ou même par téléphone, si vous préférez les échanges vocaux. À vous de choisir !

Pour obtenir plus d’informations sur le fonctionnement de notre service de secrétariat externe, rendez-vous dans la rubrique « Comment ça marche » !

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Appelez-nous gratuitement et obtenez des informations supplémentaires sur le service de secrétariat à distance de bureau24.



Comment cela fonctionne-t-il ?:

  1. Lorsque vous composez le numéro de Live test, une secrétaire de bureau24 prend l'appel selon vos instructions.
  2. Vous jouez le rôle d'un de vos clients ou prospects.
  3. Nous vous envoyons dès la fin de l'appel un message par email ou SMS

Test gratuit pendant
une heure

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