5 raisons de privilégier une secrétaire virtuelle pour votre entreprise

Vous avez des tâches administratives à effectuer ? Un standard téléphonique à gérer ? Des rendez-vous à prendre avec des clients ou des partenaires commerciaux ? Il semble que vous ayez besoin d’une assistante administrative.

Si vous hésitez entre une secrétaire traditionnelle et une télésecrétaire pour gérer ces tâches, nous vous invitons à consulter cet autre article du blog. Ici, nous vous donnons 5 raisons de privilégier une secrétaire virtuelle :

 

1.   Réduction des coûts

 

Pour commencer, faire appel à une télésecrétaire vous permettra de réduire vos frais généraux :

 

• Salaires et coûts de fonctionnement plus faibles

 

Au lieu d’engager un salarié pour effectuer de petites tâches secondaires, vous pouvez contacter une assistante virtuelle. Puisque vous n’activez ses services que lorsque vous en avez besoin, vous ne payez que pour le travail réellement effectué.

 

En outre, elle travaille à distance. Cela signifie que vous n’aurez pas à payer de frais généraux pour elle (locaux, électricité, connexion internet, ordinateur, téléphone, bureau, etc.).

 

• Pas de coûts de formation

 

Avec une secrétaire virtuelle, vous économisez également sur les coûts de formation. En effet, cette professionnelle est parfaitement opérationnelle dès le départ et à tout moment.

 

À l’inverse, quand vous embauchez un employé, il faut investir du temps et des ressources pour le former aux différents aspects de son travail. De plus, vous devez financer sa formation continue.

 

2.   Meilleure efficacité en externalisant les tâches secondaires

 

Deuxièmement, une secrétaire à distance vous permet de vous concentrer sur vos compétences de base, en assumant de nombreuses activités secondaires, comme :

• Gérer le standard téléphonique.
• Envoyer des mails et des documents.
• Répondre aux questions des clients.
• Planifier des réunions et des rendez-vous.
• Faire de la saisie de données.

 

Bien que nécessaires, ces tâches secondaires n’ont pas une valeur ajoutée directe pour votre entreprise. Pourtant, elles sont très chronophages pour vos employés, qui ont alors moins de temps à consacrer à leur cœur de métier.

 

En confiant vos activités non essentielles à une secrétaire virtuelle qui possède les compétences requises, vous n’avez pas à les gérer. Vous pouvez alors investir votre temps et vos ressources dans des tâches qui doivent être effectuées en interne.

 

3.   Développement de vos activités commerciales

 

Les assistantes virtuelles vous aident également à développer rapidement vos activités commerciales. Grâce à elles, vous pouvez facilement faire face à des pics d’activité, sans augmenter vos recrutements.

 

Comme expliqué, vous activez et suspendez leur service à tout moment, en fonction de vos besoins. Ainsi, vous n’augmentez pas vos frais généraux, notamment votre masse salariale. Cela vous offre une grande flexibilité, tout en réduisant les risques pour votre structure.

 

4.   Disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7

 

De nombreuses entreprises ont des clients dans le monde entier. Mais si votre personnel est localisé à un seul endroit, votre disponibilité reste limitée.

 

Cette fois encore, la télésecrétaire de bureau24 est la solution parfaite pour vous. Assurant une permanence téléphonique, elle répond à vos appelants 24h/24 et 7j/7. Même pendant les week ends, les jours fériés et les vacances. Ainsi, vos clients obtiennent une réponse en direct, à tout moment.

 

5.   Plus de temps pour la réflexion stratégique

 

Enfin, le soutien apporté par les secrétaires à distance vous libère plus de temps pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Déchargé des tâches secondaires, vous ciblez vos efforts et vos ressources sur votre activité principale.

 

Vous pouvez ainsi réfléchir à la stratégie de votre entreprise et mener des actions concrètes pour atteindre vos objectifs. Au final, la télésecrétaire vous accompagne dans votre succès à long terme !