trois vieux téléphones

Télésecrétaire vs secrétaire traditionnelle : quelle est la meilleure option pour votre entreprise ?

En matière de gestion administrative, de nombreux professionnels hésitent entre recruter une secrétaire traditionnelle et souscrire un service de télésecrétariat. Effectivement, chaque option présente ses avantages.

Afin de choisir la meilleure solution pour votre activité, il faut donc tenir compte de vos besoins spécifiques. Pour vous y aider, voici des pistes de réflexion :

 

Vous recevez beaucoup d’appels téléphoniques ?

Si vous recevez un grand nombre d’appels téléphoniques, il est préférable de consacrer une personne à la gestion de votre standard. De cette façon, elle répondra à tous les appels sans interrompre d’autres missions. Cela assurera un accueil téléphonique de meilleure qualité, tout en réduisant le risque d’erreurs sur d’autres tâches éventuelles.

Dans ce cas, le mieux est de faire confiance à une secrétaire à distance de bureau24. Transférez simplement votre ligne vers notre centre d’appels et une télésecrétaire qualifiée prendra en charge tous vos appels. Spécialisée dans ce domaine, elle offrira un service irréprochable à vos appelants.

 

Vous voulez assurer un accueil physique de qualité ?

Ensuite, si vous avez besoin d’une personne pour accueillir physiquement vos visiteurs, il vous faudra évidemment un employé présent sur place. Dans ce cas, vous avez intérêt à recruter un agent d’accueil ou une secrétaire ayant une excellente présentation. Ce salarié sera le visage de votre entreprise auprès de vos visiteurs et les guidera sur place. Mais pour assurer un maximum de disponibilité, il ne devra pas être interrompu (par le téléphone, notamment).

En complément, vous pouvez alors activer le service de télésecrétariat de bureau24. Pendant que votre secrétaire traditionnelle accueillera vos invités, notre secrétaire virtuelle répondra à vos appels. Cette répartition des missions garantira un service de qualité et une efficacité optimale, pour vos appelants comme pour vos visiteurs.

 

Vos locaux manquent d’espace ?

Par ailleurs, si vous manquez de place dans vos locaux, il peut être compliqué d’y installer des employés. Et au-delà de la problématique physique, se pose aussi la question du budget.

Au lieu d’embaucher du personnel administratif et d’aménager vos locaux pour une secrétaire, pourquoi ne pas opter pour le télésecrétariat ? En plus de vous faire gagner de la place, ce service ne vous coûtera que 10 % du tarif d’une secrétaire traditionnelle. Une secrétaire externalisée vous évitera même toutes les autres contraintes associées : fourniture du matériel, formations, congés payés, etc.

 

Vous avez besoin d’aide pour gérer vos documents administratifs ?

Enfin, peut-être avez-vous besoin d’aide pour traiter d’autres tâches administratives. Dans ce cas, une assistante administrative physiquement présente peut effectivement être utile. Elle va notamment gérer votre courrier papier, classer vos archives, s’occuper de vos impressions / photocopies, etc.

Pour la seconder, une secrétaire à distance reste encore une fois une option intéressante. Alors que votre assistante gérera l’administratif physique, votre télésecrétaire pourra prendre en charge d’autres missions digitales. En plus de la gestion du standard téléphonique, bureau24 vous propose aussi le service « fax-to-mail » pour recevoir vos fax par mail, la prise de rendez-vous, l’envoi de documents numériques à vos contacts, etc.

Ainsi, si vous n’avez pas réellement besoin d’une présence physique pour gérer vos tâches administratives, la télésecrétaire reste une option plus avantageuse, tant au niveau financier qu’organisationnel. Dans le cas contraire, pourquoi ne pas envisager une répartition optimale des missions entre votre secrétaire classique et une secrétaire à distance ?

 

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