La secrétaire à distance : Une idée au service des professionnels et des PME français.
La secrétaire à distance - aussi appelée secrétaire virtuelle ou télésecrétaire - est une vraie secrétaire chargée de répondre au téléphone pour le compte d'une entreprise ou d'un professionnel, assurant la gestion à distance du bureau.
Secrétaire à distance : qui peut l'employer?
Toute entreprise peut employer une secrétaire à distance. Ce service est particulièrement conçu pour les petites et moyennes entreprises, pour les professions libérales, les artisans, et d'une façon générale pour tout professionnel qui ne dispose pas d'une secrétaire personnelle.
Quand faire appel à une secrétaire à distance ?
Indépendant (médecin, avocat, agent immobilier, etc.), petite entreprise ou grand groupe, la télésecrétaire est d’une grande aide si vous recevez régulièrement des appels de clients, prospects ou partenaires.
Faites donc appel à une secrétaire à distance si :
- Vous êtes débordé ou souhaitez travailler tranquillement.
- Vous êtes en rendez-vous ou absent du bureau.
- Votre assistante personnelle est surchargée, en congé ou en arrêt maladie.
- Vous souhaitez assurer une permanence téléphonique.
- Votre ligne (fixe ou mobile) est occupée ou injoignable.
- Vous voulez donner une image professionnelle de votre entreprise.
- Votre ligne téléphonique est occupée et vous ne voulez pas perdre d’appels importants…
Ce que votre secrétaire à distance peut faire pour vous
Votre secrétaire à distance bureau24 vous accompagne en matière de secrétariat externalisé, en gérant de nombreuses tâches administratives. Vous êtes en rendez-vous clientèle ou concentré sur votre propre travail ? Pas de souci ! Votre secrétaire virtuelle réceptionne vos appels en votre nom. Elle accueille vos appelants de manière chaleureuse et professionnelle, tout en suivant vos instructions et en s’adaptant à votre clientèle :
- Prise de messages, avec les coordonnées.
- Transmission d’informations.
- Filtrage des appels, selon vos préférences.
- Transfert des appels à vous-même ou à un collègue.
- Invitation à rappeler ultérieurement.
Après chaque appel, elle vous informe en temps réel avec une notification par SMS, mail ou via notre application smartphone.
En complément, votre secrétaire à distance peut également gérer votre agenda et prendre des rendez-vous à votre place. Grâce à la synchronisation automatique, vous pouvez consulter votre agenda à tout moment et être informé des mises à jour !
Secrétaire à distance : vous ne pourrez plus vous en passer !
Faire appel à une télésecrétaire de bureau24 pour la gestion de vos appels téléphoniques et de votre agenda, c’est bénéficier de :
- Professionnalisme : nos secrétaires qualifiées sont formées pour répondre de manière professionnelle et chaleureuse à vos appelants, tout en respectant la confidentialité.
- Flexibilité : votre télésecrétaire s’adapte à vos attentes, que la prestation soit à court ou long terme. Vous avez des appelants étrangers ? Nous proposons aussi des secrétaires natives parlant français, anglais, espagnol, allemand ou italien.
- Optimisation de votre temps : pendant que vous travaillez pour votre société, la secrétaire gère vos appels et votre agenda, puis vous informe en temps réel.
- Simplicité : vous vous coordonnez facilement avec votre secrétaire à distance, par téléphone, mail ou via notre application.
- Disponibilité : si vous le souhaitez, nos télésecrétaires gèrent les appels 24h/24 et 7j/7, y compris les weekends et jours fériés.
- Économies : une secrétaire virtuelle partagée représente environ 10% du coût d’une secrétaire traditionnelle.
Découvrez tous nos services de secrétariat sur notre site ou contactez notre service commercial !
