Gestion du téléphone

Nos conseils pour améliorer votre voix au téléphone

Comme nous vous l’avons expliqué dans un précédent article, votre voix en dit long sur votre personnalité. Et c’est encore plus marqué au téléphone, dans la mesure où votre interlocuteur peut uniquement entendre le son de votre voix, sans profiter d’aucun support visuel. Si vous voulez que vos prochaines conversations téléphoniques professionnelles se déroulent mieux, il est donc pertinent de faire un travail sur votre voix. L’objectif : améliorer votre voix au téléphone pour refléter une personnalité (plus) favorable.

Astuces générales

 

Communiquer efficacement au téléphone nécessite une excellente capacité d’écoute. Or chez la plupart des personnes, cette faculté ne vient pas naturellement et doit donc être travaillée. Quand vous répondez au téléphone, il faut prêter attention à 100 % à votre appelant et garder une « voix souriante ».

 

Voici plusieurs astuces générales à appliquer à chaque appel :

  • Répondez rapidement, avant la troisième sonnerie
  • Soyez attentif et discret
  • Ne vous laissez pas distraire par votre environnement
  • Montrez-vous amical, réactif et prévenant
  • Parlez distinctement
  • Questionnez avec professionnalisme
  • Prenez les messages avec courtoisie
  • Transférez les appels à bon escient
  • Évitez de mettre l’appelant en attente

 

Bien sûr, une télésecrétaire de bureau24 appliquera scrupuleusement toutes ces astuces, pour fournir la meilleure expérience à vos clients. Si vous n’avez pas l’envie, le temps ou la capacité de gérer votre standard téléphonique, n’hésitez pas à activer notre service !

 

Les critères d’une bonne voix au téléphone

 

Votre voix reflète votre personnalité, d’où l’importance de l’améliorer pour vos conversations téléphoniques. En pratique, vous pouvez agir à 4 niveaux : le volume, le ton, le débit et la qualité.

 

  • Le volume

 

Le volume de votre voix désigne son intensité sonore. Typiquement, parler trop fort donne une image stressée, tendue voire contrariée. À l’inverse, une voix trop faible ou monotone peut communiquer un manque de confiance ou une forme d’ennui.

Lorsque vous prenez un appel, gardez donc un volume intermédiaire. Votre interlocuteur doit vous entendre parfaitement, sans se sentir agressé et sans avoir besoin de tendre l’oreille excessivement.

 

  • Le ton

 

Ensuite, le ton est la hauteur de votre voix. De manière générale, les extrêmes sont à éviter, car ils sont peu agréables à l’oreille – surtout au téléphone. En effet, une voix grave et rocailleuse est souvent difficile à comprendre ; alors qu’une voix aiguë et perçante est particulièrement irritante.

Même s’il est difficile de changer le ton de sa voix, il est possible de l’ajuster légèrement via quelques exercices ciblés. Le mieux est alors de faire appel à un coach vocal.

 

  • Le débit

 

Troisièmement, la vitesse d’élocution peut fortement impacter la réception et la compréhension de l’appelant. Il faut donc adapter votre débit au message transmis. Globalement, préférez un rythme modéré, qui soit ni trop lent ni trop rapide.

Et lorsque vous transmettez des informations complexes ou très importantes, veillez à ralentir votre débit, pour favoriser l’assimilation.

 

  • La qualité

 

Enfin, la qualité de votre voix est affectée par divers facteurs physiques et psychologiques. Si vous êtes malade ou avez le moral en berne, votre interlocuteur le sentira dans votre voix. Cela créera une atmosphère peu propice aux échanges.

Le défi est alors de fournir un effort supplémentaire pour rendre votre voix plus enthousiaste, positive et naturelle. Ici encore, y parvenir demande de la pratique !

 

 

 

 

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