Et si votre réceptionniste était la personne la plus importante de votre société ?

Le 19 avril est la Journée Mondiale des assistants administratifs, des réceptionnistes et des secrétaires. On ne s’en aperçoit pas toujours, mais ces professionnels occupent des places clés dans les entreprises. On peut même dire qu’ils ont un rôle crucial dans le succès d’une société. Ils méritent donc largement leur journée mondiale.

Très souvent, votre réceptionniste est la première personne avec laquelle un client, un candidat ou un consommateur entre en contact lorsqu’il s’adresse à votre entreprise. Elle est alors le visage et la voix de votre organisation ; et joue de ce fait un rôle de représentation extrêmement important. Voici 5 raisons pour lesquelles votre réceptionniste est sûrement la personne la plus importante de votre société :

 

 

1)   Premières impressions de vos contacts

 

Quand un interlocuteur extérieur se rend dans votre entreprise ou téléphone au standard, la réceptionniste est souvent la première – et parfois la seule – personne avec laquelle il a un contact. Ses premières impressions et opinions sur votre organisation sont alors basées sur son expérience avec cet unique contact.

 

Or les premières impressions sont un réel moteur dans les affaires. Par conséquent, votre réceptionniste a un impact crucial, car son apparence, ses manières, ses connaissances et sa serviabilité se reflètent sur l’ensemble de l’entreprise.

 

 

2)   Capacité à trouver des solutions

 

Ensuite, la réceptionniste semble toujours avoir la solution aux problèmes qui surviennent au moment le plus inopportun. Une excellente réceptionniste est capable de penser rapidement, de gérer les complications et de s’assurer que les clients et les autres contacts se sentent entre de bonnes mains.

 

Son efficacité et son orientation solutions lui permettent de gérer au mieux les appels téléphoniques difficiles et de s’assurer que les contraintes de chacun soient respectées. Le tout en restant attentive au bon fonctionnement de l’entreprise.

 

 

3)   Solides compétences en communication

 

Les compétences en communication sont le meilleur atout de votre réceptionniste. Elle a non seulement la capacité de bien parler et de transmettre l’information clairement, mais a aussi une excellente capacité d’écoute. Elle est toujours prête à répondre aux besoins et aux demandes des interlocuteurs.

 

En outre, une bonne réceptionniste garde son calme, même sous pression. Elle ne s’énerve pas face aux nombreux appels téléphoniques, aux demandes par mails et aux personnes qui attendent à la réception.

 

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4)   Excellent sens de l’organisation

 

Grâce à la réceptionniste, les autres employés ont plus de temps à consacrer à leurs missions. Avec sa bonne gestion du temps, elle est capable de jongler avec ses propres tâches, et même d’organiser celles des autres collaborateurs si nécessaire.

 

De plus, la réceptionniste sait toujours où trouver les documents, les numéros de téléphone et les adresses électroniques dont vous avez besoin. Et elle est toujours disponible pour prendre des messages et entrer en contact avec les personnes adéquates.

 

 

5)   Flexibilité et polyvalence

 

Enfin, vous pouvez compter sur la flexibilité de votre réceptionniste et sa capacité d’adaptation aux nouvelles situations. Alors que la plupart des employés se concentrent sur leurs propres tâches et ne s’impliquent pas nécessairement dans d’autres activités de l’entreprise, la réceptionniste interagit avec toute l’organisation. Elle s’implique potentiellement dans tous les services.

 

Ainsi, elle connaît les événements qui se déroulent dans l’entreprise et connaît très bien l’organisation. Cette maîtrise en fait la personne idéale à laquelle les clients peuvent s’adresser pour poser des questions.

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