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Accueil téléphonique : 5 conseils pour donner une image plus professionnelle

Au téléphone, il est tout autant voire plus important de faire bonne impression qu’en face à face. Suivez donc ces 5 conseils pour donner une image plus professionnelle grâce à un accueil téléphonique de qualité ! 

1.   Une excellente disponibilité

Transmettre une image professionnelle à vos appelants suppose déjà… d’offrir un accueil téléphonique ! Lorsque vos contacts vous appellent, il est important que quelqu’un leur réponde. En effet, si votre interlocuteur tombe sur votre messagerie ou pire, si le téléphone sonne dans le vide, votre image ne sera pas optimale.

Vous devez donc être disponible par téléphone, à tout moment. Après tout, un appelant peut potentiellement vous contacter n’importe quand. Si vous n’avez ni le temps ni la possibilité d’assurer une permanence téléphonique, faites confiance à bureau24 ! Une télésecrétaire gérera votre standard pour vous et accueillera tous vos appelants de manière professionnelle.

2.   Une voix agréable… et un sourire qui s’entend

Ensuite, pour donner une image plus professionnelle, vous devez également proposer un accueil téléphonique chaleureux et agréable. C’est d’autant plus important que, faute de contact visuel, votre interlocuteur se base uniquement sur la voix à l’autre bout du combiné.

En pratique, la personne en charge de votre standard doit donc avoir une voix agréable et surtout souriante. Même au téléphone, un sourire s’entend ! Cela mettra l’interlocuteur en confiance, le rassurera et l’incitera davantage à s’exprimer.

3.   Une présentation brève mais efficace

Évidemment, lorsque vous décrochez le téléphone, vous devez prononcer plus qu’un simple « allo ». Votre appelant doit être accueilli avec une présentation brève mais efficace de votre entreprise (ou de vous-même, le cas échéant). Ce premier contact confirme qu’il s’adresse au bon endroit et/ou à la bonne personne. Ici encore, la mise en confiance est importante.

Soignez donc votre présentation téléphonique afin qu’elle soit suffisamment complète, tout en restant concise. Une phrase synthétique suffit amplement.

4.   Une bonne dose d’écoute

Vient alors la conversation en elle-même. À ce moment, vous devez être particulièrement attentif à la requête de l’interlocuteur. Il vous téléphone pour une raison : écoutez-la ! Si la demande est claire et sans équivoque, tant mieux. Mais il arrive aussi (souvent) que vous ayez besoin de précisions pour bien la comprendre. Il vous faut alors questionner votre interlocuteur pour affiner sa requête.

En mêlant écoute et analyse, vous pouvez alors reformuler sa demande pour être sûr de bien l’avoir saisie. C’est une des techniques de base de la communication interpersonnelle, qui vous aidera à éviter les malentendus et à mieux satisfaire vos appelants.

5.   Une (vraie) réponse aux besoins

Pour finir, vous donnerez une image bien plus professionnelle si vous apportez une réponse à la demande de chaque appelant. Évidemment, si vous pouvez y répondre immédiatement, tout est réglé rapidement.

Mais il arrive également que vous n’ayez pas la possibilité de satisfaire sa requête dans l’immédiat. Dans ce cas, aucun souci : vous pouvez quand même apporter une réponse correcte. Par exemple :

  • L’appelant veut parler à M. Dupont, qui est indisponible : invitez-le à rappeler dans une heure, quand la réunion sera finie. Ou prenez ses coordonnées pour que M. Dupont le rappelle dès que possible.
  • L’interlocuteur veut un renseignement que vous n’avez pas. Notez ses coordonnées et recontactez-le quand vous aurez obtenu l’information.

Ainsi, vous différerez la réponse aux besoins de votre appelant, tout en lui apportant une forme de satisfaction.

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