to-do list

5 stratégies anti-procrastination

Nous aimons tous procrastiner, en particulier lorsqu’il s’agit de tâches rébarbatives, ennuyeuses, complexes ou seulement désagréables. Malheureusement, le travail ne va pas se faire tout seul ! Peu importe le temps que vous attendrez, vous finirez bien par devoir le faire. Si vous n’avez pas de chance, procrastiner peut même vous compliquer la tâche. Alors plutôt que de vous créer des problèmes, optez pour l’efficacité et faites en sorte de comprendre les raisons qui vous poussent à procrastiner. Grâce aux 5 stratégies suivantes, évitez de succomber à son appel. Laquelle de ces justifications vous correspond ?

1. Je n’ai pas le temps !

C’est l’excuse classique à laquelle presque tout le monde a recours à un moment ou à un autre. Alors que faire ? Demandez-vous ce qui vous empêche exactement d’effectuer ce travail. Dans la mesure du possible, essayez de déléguer les autres tâches qui vous ralentissent. Peut-être pourrez-vous même trouver une personne de confiance qui pourra se charger du premier travail ! Si vraiment vous n’avez pas le temps d’effectuer un travail fastidieux mais essentiel, vous devez soit vous dégager du temps, soit déléguer ce travail afin de pouvoir le rayer de votre « To Do list ». Il peut également être utile de vous réserver une plage horaire spécifique dans votre planning afin de vous assigner à effectuer le travail. Finalement, il ne s’agit pas toujours d’avoir le temps : les autres tâches sont-elles réellement plus urgentes ou importantes ? Catégoriser les tâches selon la matrice d’Eisenhower (ou matrice BCG) vous aidera à rester objectif. Vous réduirez ainsi les risques d’erreur quant à vos priorités.

L’astuce :
Si vous manquez fréquemment de temps, deux explications possibles : soit le volume de travail est trop important, soit vous n’êtes pas assez productif. Difficile d’admettre le second mais une fois que ce sera fait, vous serez en mesure de trouver des parades au problème. Les interruptions téléphoniques, par exemple, peuvent vous coûter bien plus en productivité que vous ne le pensez. Même si vous n’avez été interrompu que 2 minutes, 10 à 15 minutes vous seront nécessaires pour vous re-concentrer pleinement sur votre travail. Ainsi, si votre téléphone sonne 6 fois par jour, vous aurez perdu 1h à 1h30 en productivité. Imaginez tout ce que vous auriez pu accomplir si ce temps n’avait pas été perdu ! Un service téléphonique pour prendre les appels à votre place est donc un élément essentiel à l’optimisation de votre productivité.

2. Je déteste…

Il est souvent déconseillé d’effectuer des tâches qui vous déplaisent. Ce point de vue n’est toutefois pas très réaliste puisqu’il y aura toujours des tâches qui vous rebutent et que vous ne pourrez pas confier à quelqu’un d’autre. Le plus efficace est donc de simplifier, raccourcir et réduire la tâche à accomplir (ou du moins de mettre de côté le perfectionnisme). Dites-vous qu’il vaut mieux vous satisfaire d’une solution à 80 % plutôt que de ne pas trouver de solution du tout.

3. Je n’y arriverai jamais !

Fractionnez le travail en plusieurs étapes qui seront plus faciles à traiter. Chaque étape devra vous prendre environ 30 minutes. Commencez par la partie la plus simple afin de vous mettre le pied à l’étrier. Une fois la première étape accomplie, il vous sera infiniment plus facile de passer à la suivante et d’arriver ainsi à bout de ce travail.

4. J’ai la flemme / J’ai d’autres priorités…

Encore une fois, la matrice d’Eisenhower est votre amie. Soyez honnête avec vous-même et s’agissant de cette tâche : quel est le pire qui puisse vous arriver si vous ne terminez pas ? Se pourrait-il qu’il s’agisse d’un travail de la catégorie « ni urgent, ni important » ? Cependant, n’oubliez pas de vérifier pourquoi dans un premier temps vous aviez mis cette tâche sur votre « To Do list » : vous aviez probablement une bonne raison et l’annulation ne doit intervenir que si cette raison a changé et qu’elle ne s’applique plus.

5. Je ne sais pas comment faire…

Ceci semble être une bonne raison pour ne pas avoir à effectuer un travail : « Je n’ai aucune idée de quoi et de comment faire donc, bien sûr, je ne peux pas le faire. » Certes. Pourtant, ça n’est jamais aussi simple. La solution la plus directe sera ici de trouver quelqu’un qui s’y connaisse dans ce domaine, puis de lui déléguer le travail ou de procéder à un échange. Si ça n’est pas possible, vous aurez au moins un spécialiste sous la main qui pourra vous donner des conseils et vous apporter son soutien. Enfin, dans le cas où une telle situation devient récurrente, il pourra également être judicieux d’adopter une approche plus stratégique et d’investir dans des séminaires et ateliers vous permettant d’acquérir le savoir nécessaire.

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