4 astuces pour gérer vos secrétaires

Une (télé)secrétaire peut être d’une grande aide pour améliorer votre organisation. En vous déchargeant de certaines tâches, elle vous permet de vous consacrer pleinement au développement de vos activités. Et selon l’ampleur, le fonctionnement ou le public de votre entreprise, il est possible qu’une seule secrétaire ne soit pas suffisante. Dès lors, voici quelques astuces pour gérer au mieux une équipe de secrétaires (internes ou à distance) :

 

1.    Embauchez une seule secrétaire à la fois

 

Pour optimiser votre gestion, nous vous conseillons de n’embaucher qu’une seule secrétaire à la fois. Ainsi, vous vous concentrerez vraiment sur son briefing et sa mise en place. Et si vous avez besoin de plusieurs personnes, vous pourrez en recruter d’autres une fois que les précédentes seront opérationnelles. Par la même occasion, cela vous permettra aussi d’améliorer votre approche pour optimiser votre coordination.

 

Par exemple, si vous voulez mettre en place une permanence téléphonique, concentrez-vous d’abord sur l’intégration de votre secrétaire de jour, avant de vous occuper de celle qui gèrera vos appels la nuit.

 

Pour simplifier votre gestion, le mieux est de faire appel à une entreprise spécialisée, comme bureau24, qui dispose d’une équipe de télésecrétaires formées et opérationnelles. Ainsi, vous vous déchargez d’une grande partie de la gestion.

 

2.    Secrétaire généraliste ou spécialisée ?

 

Deuxièmement, vous avez le choix entre les services d’un secrétaire généraliste et ceux d’une assistante plus spécialisée. La première assure des tâches administratives classiques, telles que le standard téléphonique et la gestion des rendez-vous dans votre agenda. La seconde a des qualifications plus poussées dans certains domaines, et peut donc accomplir des tâches plus spécifiques.

 

Par exemple, bureau24 propose des télésecrétaires spécialisées pour les médecins, les avocats ou encore les agents immobiliers. Elles maîtrisent divers aspects de ces secteurs d’activités et sont donc plus à même de répondre à leurs appelants.

 

De même, vous pourriez avoir besoin de secrétaires parlant différentes langues, pour satisfaire au mieux votre public international. Ici encore, nous avons une équipe multilingue : français, anglais, italien, allemand et espagnol. À vous de sélectionner vos options selon vos besoins !

 

3.    Clarifiez votre processus

 

Ensuite, lorsque vous embauchez une nouvelle recrue ou externalisez des tâches auprès d’un prestataire, il est important de bien clarifier les choses dès le départ. Identifiez donc précisément les tâches que vous voulez confier à vos secrétaires. Gestion du téléphone, prise de rendez-vous, envoi de documents à vos clients, soumission d’un questionnaire aux interlocuteurs, etc.

 

De plus, définissez clairement les messages que chaque secrétaire devra transmettre à vos appelants. Et apportez toutes les informations pertinentes au sujet de votre entreprise (activité, positionnement, type de clientèle et de problématique, etc.).

 

Enfin, donnez vos instructions pour la prise et la transmission des messages.

 

4.    Documentez toutes ces informations

 

Pour finir, veillez à bien documenter tous ces éléments. D’une part, cela permettra une meilleure coordination avec vos secrétaires. Cela sera notamment utile pour communiquer les mêmes informations à tous les membres de votre équipe.

 

D’autre part, une documentation soignée est importante pour vos propres archives. En complément, prévoyez aussi un suivi des heures de travail de vos secrétaires. Ce suivi complet est utile aussi bien pour vous-même, que pour d’autres collaborateurs de votre entreprise susceptibles de vous relayer.