Service de secrétariat : déchargez-vous de vos tâches administratives

Vous possédez votre propre société ou exercez une profession libérale ? Vous manquez de temps et de ressources pour gérer vos tâches administratives ? Optez pour un service de secrétariat ! Et au lieu de recruter du personnel administratif dans votre structure, envisagez plutôt le service de secrétariat à distance. 

Comment fonctionne un service de secrétariat à distance ?

Contrairement à un service de secrétariat classique, le télésecrétariat est totalement géré à distance. Concrètement, une ou plusieurs secrétaires virtuelles sont mises à votre disposition, selon vos besoins. L’objectif est de vous décharger au maximum des tâches administratives, pour vous permettre de vous concentrer sur vos propres missions.

Les missions d’une télésecrétaire

Une télésecrétaire peut avoir différentes attributions. Vous pouvez d’abord lui confier votre standard téléphonique. Tous vos appelants sont alors accueillis de manière aussi professionnelle que chaleureuse. Votre secrétaire à distance prend les messages de vos interlocuteurs et vous les transmet en temps réel. Elle peut aussi également leur donner des informations particulières ou vous transférer les appels importants, selon vos instructions.

De plus, si vous travaillez à l’international, la gestion d’un standard multilingue est indispensable. Le service de secrétariat de bureau24 est donc proposé dans plusieurs langues : français, anglais, italien, allemand et espagnol. Et en cas de besoin, nous pouvons même assurer une permanence téléphonique 24h/24 et 7j/7. Ainsi, vous ne manquez aucun appel, ni aucune opportunité ! 

En complément, la télésecrétaire peut aussi :

  • Gérer votre agenda, c’est-à-dire prendre vos rendez-vous et les enregistrer dans votre calendrier digital. Vous êtes notifié en temps réel et pouvez donner vos instructions spécifiques.
  • Envoyer des documents à vos clients ou autres contacts, pour vous faire gagner du temps.

Service de secrétariat : mode d’emploi

En pratique, votre secrétaire virtuelle se présente en votre nom auprès de vos interlocuteurs. Elle suit vos instructions à la lettre ; il suffit de lui donner vos directives et de les mettre à jour dès que nécessaire !

Par ailleurs, vos échanges peuvent se faire par mail, par SMS ou via notre application pour Smartphone. Vous pouvez ainsi consulter les notifications de votre secrétaire en temps réel et lui donner vos instructions.

Enfin, sachez qu’une secrétaire à distance coûte environ 10% du tarif d’une secrétaire embauchée dans vos locaux. Tout en vous offrant une grande flexibilité !

Service de secrétariat : les avantages pour les petites entreprises

Enfin, un service de secrétariat est particulièrement avantageux pour les PME et les indépendants (avocats, médecins, agents immobiliers, etc.) :

  • Tous vos appels sont pris en charge en votre nom ; votre standard est donc joignable à tout moment.
  • Une télésecrétaire gère votre agenda.
  • Elle transmet des documents ou des informations à vos interlocuteurs.
  • Les appels urgents vous sont transférés.
  • Vous êtes notifié en temps réel.
  • Le service de secrétariat à distance est moins coûteux qu’une secrétaire traditionnelle.
  • Il est plus flexible (possibilité de standard multilingue et de permanence téléphonique).
  • Vous libérez du temps pour vos propres tâches.
  • Vous offrez une image plus professionnelle et disponible à vos interlocuteurs.

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Appelez-nous gratuitement et obtenez des informations supplémentaires sur le service de secrétariat à distance de bureau24.

Comment cela fonctionne-t-il ?:

  1. Lorsque vous composez le numéro de Live test, une secrétaire de bureau24 prend l'appel selon vos instructions.
  2. Vous jouez le rôle d'un de vos clients ou prospects.
  3. Nous vous envoyons dès la fin de l'appel un message par email ou SMS

Test gratuit pendant
une heure

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