Conditions sur la protection des données

Remarques relatives au traitement de vos données

La protection de vos données à caractère personnel, lorsque vous consultez notre site Web, que vous nous contactez ou que vous concluez un contrat avec nous dans le cadre de l'un de nos services, représente l'une de nos préoccupations majeures. Ci-dessous, vous trouverez des informations relatives aux données conservées lorsque vous consultez notre page d'accueil, que vous remplissez nos formulaires Web ou que vous passez un contrat avec nous :

I. Définitions

La présente politique de confidentialité repose sur la terminologie utilisée par le législateur européen dans le cadre du règlement (UE) 2016/679 (règlement général sur la protection des données (ci-après « RGPD »)). Cette politique de confidentialité doit répondre à sa vocation de lisibilité et d'accessibilité, aussi bien pour le public et nos clients que pour nos partenaires commerciaux. À cette fin, nous souhaitons expliciter au préalable les termes principaux utilisés dans l'ensemble de ce document.

  1. Données à caractère personnel

Toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après « personne concernée ») sont des « données à caractère personnel ». Une personne physique est réputée identifiable à partir du moment où il est possible de l'identifier, directement ou indirectement, à partir d'un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

En revanche, le RGPD ne couvre pas le traitement des données à caractère personnel concernant les personnes morales, et en particulier des entreprises dotées de la personnalité morale ; sont notamment exclus du champ d'application du RGPD le nom, la forme juridique et les coordonnées de la personne morale.

  1. Personne concernée

Toute personne physique identifiée ou identifiable, dont les données à caractère personnel sont traitées par un responsable du traitement, est une « personne concernée ».

  1. Traitement des données

Le « traitement » fait référence à toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la restriction (limitation), la suppression (l'effacement) ou la destruction.

  1. Limitation du traitement des données

La « limitation du traitement » fait référence au marquage de données à caractère personnel conservées, en vue de limiter leur traitement futur.

  1. Profilage

Le « profilage » fait référence à toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données à caractère personnel pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique.

  1. Pseudonymisation

La « pseudonymisation » fait référence au traitement de données à caractère personnel de telle façon que celles-ci ne puissent plus être attribuées à une personne concernée précise sans avoir recours à des informations supplémentaires, pour autant que ces dernières soient conservées séparément et soumises à des mesures techniques et organisationnelles permettant de garantir que les données à caractère personnel ne sont pas attribuées à une personne physique identifiée ou identifiable.

  1. Responsable du traitement des données ou responsable

Le responsable ou « responsable du traitement » fait référence à la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement. Lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre.

  1. Sous-traitant

Le « sous-traitant » fait référence à la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

  1. Destinataire

Le « destinataire » fait référence à la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers. Toutefois, les autorités publiques qui sont susceptibles de recevoir une communication de données à caractère personnel dans le cadre d'une mission d'enquête particulière conformément au droit de l'Union ou au droit d'un État membre ne sont pas considérées comme des destinataires.

  1. Tiers

Le « tiers » fait référence à une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel.

  1. Consentement

Le « consentement » de la personne concernée fait référence à toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement.

II. Responsable et délégué à la protection des données

L'entité responsable du respect de la protection des données dans le cadre de la consultation du site Web à l'adresse www.bureau24.fr et des services qui y sont fournis est la suivante :

bureau24 SARL

9 rue Anatole de la Forge

75017 Paris
 

Le délégué à la protection des données est le suivant :
 

Clemens C. Vogelsberg

c/o bureau24 SARL

[email protected]

 

III. Principes relatifs à la protection des données

Nos services reposent sur la confiance que vous nous accordez. Nous souhaitons faire tout notre possible pour honorer cette confiance et c'est pourquoi prenons nos obligations en matière de protection des données très au sérieux.

Nous mettons en œuvre nos processus de traitement conformément aux principes de licéité, loyauté et transparence visés à l'article 5, paragraphe 1 du RGPD. Nous respectons strictement les principes du RGPD de limitation des finalités, de minimisation et d'exactitude des données, de limitation de la conservation ainsi que d'intégrité et de confidentialité des données.

Nous traitons uniquement les données de la personne concernée à des fins nécessaires eu égard à sa situation (par exemple en tant que visiteur du site Web, utilisateur potentiel de nos services ou partie contractante (cf. partie III)). Nous conservons uniquement ces données pendant la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ou lorsqu'une obligation légale le justifie.

Si le traitement des données n'est pas nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD), mais nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par bureau24 ou par un tiers (à condition que ne prévalent pas les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel) (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD), il est uniquement autorisé lorsque la personne concernée y donne son consentement explicite (article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD).

Si nous recourons à des tiers pour assurer la prestation de nos services, nous faisons uniquement appel à des prestataires qui présentent des garanties suffisantes pour que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des droits de la personne concernée. Le respect de ce principe est garanti par les dispositions correspondantes (article 28, paragraphe 3 du RGPD).

Le traitement d'appels, de courriers, etc., pour nos clients par le biais de sous-traitants tiers constitue un élément essentiel de nos services. Nous sommes ainsi amenés à régulièrement traiter des données à caractère personnel que des tiers transmettent à nos clients (numéros de téléphone, coordonnées, contenus de conversations téléphoniques, courriers, etc.). Dans ce cas, ce sont nos clients qui doivent s'assurer de la conformité du traitement de ces données à caractère personnel avec la législation sur la protection des données (article 24 et suivants du RGPD) et qui en sont responsables. Il leur appartient de s'en assurer en supprimant par exemple les notifications d'appel, les scans de courrier et autres éléments contenant des données à caractère personnel de leur boîte de réception sur le portail clients ou dans l'application pour Smartphone.

Notre responsabilité en tant que sous-traitant (article 28 du RGPD) consiste avant tout à traiter ces données en conformité avec les dispositions légales et à mettre à disposition de notre donneur d'ordre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour l'aider à s'acquitter de ses obligations en matière de protection des données (par exemple : obligation de communiquer des informations aux personnes concernées par rapport à leurs données conservées ou de leur permettre de supprimer facilement et définitivement ces données, à moins que d'autres motifs ne l'autorise ou l'oblige à les conserver).

 

III. Collecte et traitement des données

1. Visiteur du site Web

a) Collecte générale de données

Nous consignons tout accès à notre site Web et toute consultation de fichiers disponibles sur notre site Web. Cette opération sert exclusivement des fins internes liées au système et statistiques. Nous consignons les données suivantes :

  • Le type et la version du navigateur utilisé
  • Le système d'exploitation utilisé par l'ordinateur qui se connecte au site Web
  • l'URL de la page Web à partir de laquelle l'ordinateur a accédé au présent site Web (connue sous le nom de « référent »)
  • Les pages du présent site Web auxquelles l'ordinateur accède
  • La date et l'heure d'accès au site Web
  • Une adresse de protocole Internet (adresse IP)
  • Le nom du fournisseur d'accès à Internet de l'ordinateur
  • D'autres données et informations similaires qui peuvent nous servir à nous protéger contre des attaques visant nos systèmes informatiques

Nous ne consignons en aucun cas ces données pour identifier une personne concernée. Dans ce contexte, il ne s'agit pas de données à caractère personnel au sens spécifié dans la partie I. a) du présent document. Aucun fondement juridique n'est donc nécessaire pour justifier la conservation de ces données, conformément au RGPD (pour plus d'informations concernant les adresses IP, voir le paragraphe suivant). Celles-ci nous servent exclusivement à fournir les contenus de notre site Web de façon correcte, à optimiser nos contenus ainsi que les publicités affichées sur notre site, à garantir le fonctionnement durable de nos systèmes informatiques et de notre site et, le cas échéant, à mettre à disposition des autorités judiciaires toutes les informations nécessaires dans le cadre de poursuites pénales en cas de cyberattaque. Les données anonymes des fichiers journaux du serveur sont enregistrées séparément des autres données à caractère personnel qu'une personne concernée saisit elle-même.

L'adresse IP de l'ordinateur effectuant la requête, attribuée à l'utilisateur par son fournisseur d'accès à Internet, qu'elle soit fixe (on parle d'adresse IP « statique ») ou différente à chaque connexion (on parle d'adresse IP « dynamique »), est désormais considérée de façon unanime comme une donnée à caractère personnel. En tant que telle, elle est enregistrée pour analyser les éventuels cas d'utilisation abusive observés et pour les prévenir. Elle est consignée sous sa forme intégrale pendant une durée maximale de 2 semaines, au-delà de laquelle elle est enregistrée sous une forme tronquée de son dernier octet, de sorte que l'ordinateur effectuant la requête ne puisse plus être identifié. L'article 6, paragraphe 1, point f du RGPD constitue le fondement juridique sur lequel repose l'enregistrement à court terme de la version intégrale de l'adresse IP.

 

b) Cookies

Notre site Web utilise des « cookies ». Il s'agit de petits fichiers-textes qui contiennent des informations relatives à votre configuration, qui sont enregistrés sur votre ordinateur et permettent d'analyser votre utilisation du site Web. Ces cookies contiennent un identifiant unique, connu sous le nom d'ID de cookie. Cet ID est constitué d'une chaîne de caractères qui permet aux sites Web et serveurs d'identifier un navigateur spécifique, au sein duquel le cookie est enregistré. Ce système permet aux sites Web et serveurs consultés de distinguer le navigateur d'une personne concernée des autres navigateurs qui contiennent des cookies différents. Un navigateur Web est reconnaissable et identifiable grâce à cet ID de cookie unique.

C'est grâce à cette utilisation des cookies que nous pouvons offrir aux utilisateurs de ce site Web des services conviviaux. Sans cookies, nous ne serions pas en mesure de proposer une telle fonctionnalité.

Ainsi, nous pouvons également optimiser les informations et offres disponibles sur notre site Web en fonction de l'utilisateur. Comme nous l'avons déjà mentionné, les cookies nous permettent de reconnaître les utilisateurs de notre site Web. Cette reconnaissance vise uniquement à simplifier l'utilisation de notre site Web pour les utilisateurs. Par exemple, les utilisateurs d'un site Web qui utilise des cookies n'ont pas besoin d'indiquer leurs informations de connexion à chaque consultation du site, cette étape étant prise en charge par le site ainsi que le cookie installé sur l'ordinateur des utilisateurs.

Toute personne concernée peut bloquer et s'opposer définitivement à l'installation de cookies effectuée par notre site Web en paramétrant son navigateur de manière appropriée. Elle a également la possibilité de supprimer l'ensemble des cookies existants qui auraient déjà été installés via un navigateur ou un logiciel. Cette fonctionnalité est en principe proposée par tous les navigateurs les plus courants. Si une personne concernée désactive les cookies dans son navigateur, il se peut qu'elle ne puisse pas tirer pleinement parti de toutes les fonctions de notre site Web.

L'article 6, paragraphe 1, point f du RGPD constitue le fondement juridique sur lequel repose l'utilisation de cookies.

c) Google Analytics

Ce site Web utilise Google Analytics, un service d'analyse de l'utilisation des sites Web proposé par Google Inc. (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043-1351 (États-Unis)) (ci-après « Google »). Dans ce cadre, bureau24 a conclu un contrat de sous-traitance (article 28, paragraphe 3 du RGPD) avec Google Inc. (plus d'informations à la page http://www.google.com/analytics/terms/de.pdf ou https://support.google.com/analytics/answer/3379636?hl=fr).

Google Analytics utilise également des cookies. Les informations générées par les cookies relatives à votre utilisation du site sont généralement retransmises à un serveur de Google aux États-Unis, où elles sont enregistrées. Google analyse pour notre compte ces informations afin d'évaluer votre utilisation du site Web, en vue de faire des rapports sur votre activité et de nous fournir d'autres services en lien avec l'utilisation d'Internet et avec l'utilisation du site. Nos applications mobiles (« applications ») utilisent Google Analytics également.

Dans les deux cas, Google Analytics anonymise votre adresse IP. Cela signifie que votre adresse IP est abrégée préalablement au sein des pays membres de l'Union européenne et dans les autres États contractants de l'accord sur l'Espace économique européen. Google veille à ce que l'adresse IP transmise par votre navigateur dans le cadre de Google Analytics ne soit pas associée à d'autres données de Google.

Vous pouvez bloquer l'enregistrement de cookies sur votre ordinateur en modifiant le paramètre correspondant dans votre navigateur. Sachez toutefois que, dans ce cas, il est possible que vous ne puissiez pas tirer pleinement parti des fonctionnalités du présent site Web. Vous pouvez par ailleurs bloquer la collecte des données générées par le cookie pour Google et relatives à votre utilisation du site Web (y compris votre adresse IP) ainsi que le traitement de ces données par Google en téléchargeant et en installant le plugin de navigateur disponible via le lien suivant : http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr. Vous pouvez également désactiver Google Analytics dans nos applications mobiles.

Pour découvrir comment vos données sont protégées dans le cadre de Google Analytics, accédez au centre d'aide Google relatif à Google Analytics (https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=fr).

L'article 6, paragraphe 1, point f du RGPD constitue le fondement juridique sur lequel repose l'utilisation des cookies nécessaires dans ce cadre. Sachant qu'aucune donnée à caractère personnel n'est transmise avec celles qui sont envoyées de façon anonymisée (tel qu'expliqué précédemment) à Google, aucun autre fondement juridique relatif à la protection des données n'est nécessaire pour justifier cette utilisation.

 

d) Google AdWords

Ce site Web utilise Google AdWords, un autre service fourni par Google (cf. point c) ci-dessus). Lorsque vous arrivez sur notre site Web par l'intermédiaire d'une annonce Google, un cookie s'enregistre sur votre ordinateur. Il s'agit d'un cookie ajouté par Google dans le cadre du suivi des conversions, qui expire après 30 jours et ne sert en aucun cas à vous identifier personnellement. Si vous visitez certaines pages de notre site Web et que le cookie est encore valide, Google et nous-mêmes sommes en mesure de voir que vous avez cliqué sur l'une de nos annonces placées par Google pour arriver sur notre site.

Les informations recueillies par Google via les cookies de suivi des conversions lui servent à établir des statistiques de consultation pour notre site Web. Celles-ci nous permettent de connaître le nombre total d'utilisateurs qui ont cliqué sur nos annonces et les pages de notre site qu'ils ont consulté ultérieurement. En revanche, ni nous ni aucun autre annonceur ayant recours à Google AdWords ne recevons des informations pouvant identifier personnellement des utilisateurs. Vous pouvez bloquer l'installation de cookies de suivi de conversions en modifiant le paramètre correspondant dans votre navigateur soit en désactivant le paramètre d'enregistrement automatique des cookies, soit en indiquant que vous souhaitez bloquer les cookies en provenance du domaine "googleadservices.com". Pour en savoir plus sur les règles de confidentialité de Google, accédez à la page suivante : https://services.google.com/sitestats/fr.html.

Étant donné que nous ne traitons pas de données à caractère personnel dans ce cadre, aucun fondement juridique n'est nécessaire pour justifier l'utilisation de ce service, conformément au RGPD.

e) Remarketing Google

Ce site Web utilise le service de remarketing de Google. Le remarketing Google est un service de publicité proposé par Google (cf. partie c) ci-dessus), qui nous permet d'analyser votre comportement de navigation lors de précédentes visites de notre site Web et de vous présenter des annonces pertinentes et ciblées. Ces publicités ne s'affichent que sur les espaces publicitaires de Google, tels que ceux de Google AdWords ou du Réseau Display.


Vous pouvez à tout moment vous opposer au remarketing de Google ou modifier les paramètres correspondants soit via la page de personnalisation des annonces Google, soit en désactivant les cookies dans les paramètres de votre navigateur.

Étant donné que nous ne traitons pas de données à caractère personnel dans ce cadre, aucun fondement juridique n'est nécessaire pour justifier l'utilisation de ce service, conformément au RGPD.

2. Utilisateurs de nos formulaires Web et demandes effectuées via d'autres moyens (par téléphone, par exemple)

Lorsque des personnes intéressées par nos services nous communiquent des données à caractère personnel (notamment leur nom, adresse, numéro de téléphone/fax et adresse électronique) via un formulaire Web, par téléphone ou de toute autre manière, nous les conservons pendant la durée nécessaire à la fourniture des informations demandées ou à la prestation des services demandés, tant que la personne concernée n'en exige pas la suppression avant la réalisation de l'un de ces deux motifs.

En conformité avec l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD et en tenant compte du considérant 47 (deuxième et septième phrases) du RGPD, nous partons du principe qu'il peut exister une relation pertinente et appropriée entre vous et bureau24 lorsque vous testez gratuitement nos services (via la fonctionnalité de « test en direct », par exemple) et qu'une transmission de données se produit. Sur la base de cette relation, nous sommes en principe autorisés à conserver et utiliser ces données pour vous contactez ultérieurement dans le cadre d'opérations de marketing direct, sous réserve d'autres dispositions légales contraires. Cette autorisation n'est pas applicable dans les cas où nous disposons d'indications concrètes qui nous permettent de constater que vos intérêts, libertés et droits fondamentaux exigeant une protection des données à caractère personnel prévalent sur une telle utilisation. L'article 6, paragraphe 1, point f du RGPD constitue le fondement juridique sur lequel repose la conservation des données dans ces autres cas.

Si ces conditions ne sont pas remplies, nous demandons votre consentement explicite (article 7 du RGPD) pour enregistrer vos données et les utiliser aux fins mentionnées ci-dessus. Si nous avons obtenu votre consentement, nous pouvons également utiliser vos données à ces fins sans sous-peser les intérêts en présence visés à l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. L'art. 6, paragraphe 1, point a) du RGPD constitue le fondement juridique sur lequel repose ce principe.

Comme indiqué dans la partie 1. A. du présent document, votre adresse IP est enregistrée sous sa forme intégrale pendant une courte durée, puis anonymisée dans le cadre de la transmission de données à caractère personnel via nos formulaires Web. L'art. 6, paragraphe 1, point f) du RGPD constitue le fondement juridique sur lequel repose ce principe.

3. Clients de bureau24

Dans le cadre de l'exécution du contrat, nous conservons les données à caractère personnel suivantes :

  • Données d'inventaire : les informations relatives à votre personne et aux services de votre choix, nécessaires à l'établissement, l'exécution et la modification d'un contrat. Parmi ces données figurent par exemple les informations que vous communiquez lors de votre inscription (nom, adresse, coordonnées, coordonnées bancaires et mode de paiement, forfait choisi, demande de services supplémentaires tels que les notifications par SMS ou le prolongement de service pendant 24 heures). L'art. 6, paragraphe 1, point f) du RGPD constitue le fondement juridique sur lequel repose cette conservation.
  • Données de facturation : les informations nécessaires à la facturation de nos services. Parmi ces données figurent notamment le nombre, la durée et le tarif d'appels entrants et sortants, le temps de traitement ultérieur nécessaire à chaque notification d'appel, le type de connexion utilisé lors d'un renvoi d'appel (appel longue distance, appel sur mobile, appel à l'étranger), les services demandés (envoi de SMS, notification par fax ou courrier électronique), le nombre de courriers reçus et toutes les autres prestations éventuelles fournies. L'art. 6, paragraphe 1, point b) du RGPD constitue le fondement juridique sur lequel repose cette conservation.
  • Données de traitement : les données nécessaires à la prestation des services et associées aux services fournis. Parmi ces données figurent notamment les informations que vous fournissez lors de votre inscription, les informations que vous complétez ou modifiez concernant le traitement souhaité pour vos appels, ainsi que toute autre demande ou réclamation envoyée à bureau24. L'art. 6, paragraphe 1, point b) du RGPD constitue le fondement juridique sur lequel repose cette conservation.
  • Données de commande : les données relatives aux appels, telles que l'heure, la durée, le nom et les coordonnées de l'appelant, la demande de ce dernier, les renseignements qui lui ont été fournis et les mesures que nous avons prises. L'art. 6, paragraphe 1, point b) du RGPD constitue le fondement juridique sur lequel repose cette conservation. Lorsque ces données contiennent des données à caractère personnel, pour lesquelles le client est considéré comme responsable du traitement à l'égard de ses appelants (en vertu de l'article 4, n° 7 du RGPD), nous traitons celles-ci par le biais d'un contrat de sous-traitance. L'article 28 du RGPD constitue le fondement juridique sur lequel repose ce traitement.

Comme indiqué dans la partie 1. A. du présent document, votre adresse IP est enregistrée sous sa forme intégrale pendant une courte durée, puis anonymisée dans le cadre de ces différents processus. L'art. 6, paragraphe 1, point f) du RGPD constitue le fondement juridique sur lequel repose ce principe.

b. Lettre d'information à destination des clients

Nous envoyons régulièrement à nos clients une lettre d'information pour les tenir informés des actualités concernant nos produits et nos offres à l'adresse électronique qu'ils nous ont fournie, lorsqu'ils ne s'y opposent pas. Il est indiqué dans chaque lettre d'information qu'ils peuvent s'opposer à tout moment à l'utilisation de leur adresse électronique et demander la suppression de leur adresse de la liste de diffusion. Dans le cas où un consentement explicite n'a pas été accordé, l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

4.   Intérêts légitimes visés à l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD

Lorsque le traitement de données à caractère personnel repose sur l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD, l'exercice de notre activité en faveur du bien-être de nos employés et de nos actionnaires constitue notre intérêt légitime. Cet intérêt comprend également, dans le respect de la prise en considération des différents intérêts en présence, le traitement de données à des fins de prospection (cf. considérant 47 (deuxième et septième phrases) du RGPD.

IV. Lieu de conservation des données

L'ensemble des données à caractère personnel que nous traitons sont exclusivement conservées dans des systèmes de traitement des données situés dans l'Union européenne. Aucune exception à cette règle n'est prévue. Si des personnes situées en dehors de l'Union européenne accèdent à ces données, cette procédure est soumise aux conditions suivantes :

  1. L'accès s'effectue par le biais de moyens de transmission chiffrés qui permettent de protéger les données à caractère personnel contre un accès par des tiers (via des connexions VPN, par exemple) en conformité avec l'état actuel des techniques.
  2. L'accès s'effectue exclusivement par des employés de bureau24 ou d'une entreprise qui appartient au groupe d'entreprises de bureau24 (cf. article 4, no 19).
  3. Ces employés sont soumis à une obligation de confidentialité et doivent être bien informés de leurs obligations en matière de protection des données.

 

V. Suppression et verrouillage systématiques des données à caractère personnel

Nous traitons et enregistrons des données à caractère personnel d'une personne concernée uniquement pendant la durée nécessaire à la finalité poursuivie dans le cadre de l'enregistrement des données ou aussi longtemps que nécessaire lorsque la législation ou la règlementation (européenne ou autre) en vigueur nous y oblige.

Lorsque la finalité est atteinte ou que le délai d'enregistrement des données prévu par la législation ou la réglementation (européenne ou autre) en vigueur arrive à expiration, les données à caractère personnel sont systématiquement verrouillées ou supprimées, en conformité avec les dispositions légales.

VI. Droits des personnes concernées

  1. Droit d'obtention d'une confirmation

Toute personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées. Si une personne concernée souhaite faire valoir son droit d'obtention d'une confirmation, elle peut contacter à tout moment l'un de nos agents à l'adresse [email protected].

  1. Droit d'obtention d'informations

Toute personne concernée par le traitement de données à caractère personnel a le droit de demander au responsable du traitement des informations gratuitement quant aux données à caractère personnel qui ont été collectées à son sujet, ainsi qu'une copie de ces informations. Le législateur européen accorde également à la personne concernée le droit d'obtenir les informations suivantes :

  • Les finalités du traitement
  • Les catégories de données à caractère personnel concernées
  • Les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ou les organisations internationales
  • Lorsque cela est possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n'est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée
  • L'existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou la suppression de données à caractère personnel, ou une restriction du traitement des données à caractère personnel relatives à la personne concernée, ou du droit de s'opposer à ce traitement
  • Le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle
  • Lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, toute information disponible quant à leur source
  • L'existence d'une prise de décision automatisée, y compris un profilage, visée à l'article 22, paragraphes 1 et 4, et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l'importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée

Lorsque les données à caractère personnel sont transférées vers un pays tiers ou à une organisation internationale, la personne concernée a le droit d'en être informée ainsi que des garanties appropriées relatives au transfert.

Si une personne concernée souhaite faire valoir son droit d'obtention d'informations, elle peut contacter à tout moment l'un de nos agents à l'adresse [email protected].

  1. Droit de rectification des données

Toute personne concernée par le traitement de données à caractère personnel a le droit d'obtenir la rectification immédiate des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, la personne concernée a également le droit d'obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.

Si une personne concernée souhaite faire valoir son droit de rectification, elle peut contacter à tout moment l'un de nos agents à l'adresse [email protected].

  1. Droit à la suppression (effacement) des données (droit à l'oubli)

Toute personne concernée par le traitement de données à caractère personnel a le droit d'obtenir du responsable du traitement la suppression, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant lorsque le traitement n'est pas nécessaire et que l'un des motifs suivants s'applique :

  • Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière.
  • La personne concernée retire le consentement sur lequel s'appuie le traitement, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD, ou à l'article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD, et il n'existe pas d'autre fondement juridique au traitement.
  • La personne concernée s'oppose au traitement en vertu de l'article 21, paragraphe 1 du RGPD et il n'existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement, ou la personne concernée s'oppose au traitement en vertu de l'article 21, paragraphe 2 du RGPD.
  • Les données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite.
  • Les données à caractère personnel doivent être supprimées pour respecter une obligation légale prévue par le droit de l'Union ou par le droit de l'État membre auquel le responsable du traitement est soumis.
  • Les données à caractère personnel ont été collectées dans le cadre de l'offre de services de la société de l'information visée à l'article 8, paragraphe 1 du RGPD

Lorsque l'un des motifs ci-dessus s'applique et que la personne concernée souhaite obtenir la suppression des données à caractère personnel que nous avons enregistrées, elle peut contacter à tout moment l'un de nos agents à l'adresse [email protected]. Ce dernier fera alors le nécessaire pour traiter immédiatement la demande de suppression des données lorsqu'une obligation légale nous y oblige.

  1. Droit à la restriction (limitation) du traitement

Le législateur européen accorde à toute personne concernée par le traitement de données à caractère personnel le droit d'obtenir du responsable du traitement la restriction du traitement lorsque l'un des éléments suivants survient :

  • L'exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée sur une durée permettant au responsable du traitement de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel.
  • Le traitement est illicite et la personne concernée s'oppose à la suppression des données à caractère personnel et exige à la place la restriction de leur utilisation.
  • Le responsable du traitement n'a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
  • La personne concernée s'est opposée au traitement en vertu de l'article 21, paragraphe 1 du RGPD, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.

Lorsque l'un des éléments ci-dessus s'applique et que la personne concernée souhaite obtenir la restriction du traitement des données à caractère personnel que nous avons enregistrées, elle peut contacter à tout moment l'un de nos agents à l'adresse [email protected]. Ce dernier fera alors le nécessaire pour traiter immédiatement la demande de suppression des données lorsqu'une obligation légale nous y oblige.

  1. Droit à la portabilité des données

Le législateur européen accorde à toute personne concernée par le traitement de données à caractère personnel le droit de recevoir les données à caractère personnel la concernant et fournies par elle à un responsable du traitement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Elle a également le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle, lorsque : le traitement est fondé sur le consentement en application de l'article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD ou de l'article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD ou sur un contrat en application de l'article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD ; le traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés, à condition que celui-ci ne soit pas nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement.

Lorsque la personne concernée exerce son droit à la portabilité des données en application de l'article 20, paragraphe 1 du RGPD, elle a le droit d'obtenir que les données à caractère personnel soient transmises directement d'un responsable du traitement à un autre, lorsque cela est techniquement possible et que cela ne porte pas atteinte aux droits et libertés de tiers.

  1. Droit d'opposition

Toute personne concernée par le traitement de données à caractère personnel a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point e) ou f) du RGPD, y compris un profilage fondé sur ces dispositions.

Dans ce cas de figure, nous ne traitons plus les données à caractère personnel, à moins que nous ne démontrions qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Lorsque nous traitons des données à caractère personnel à des fins de prospection, la personne concernée a le droit de s'opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel la concernant à de telles fins de prospection. Lorsque la personne concernée s'oppose au traitement à des fins de prospection, nous ne traitons plus les données à caractère personnel à ces fins.

Lorsque des données à caractère personnel sont traitées à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques en application de l'article 89, paragraphe 1 du RGPD, la personne concernée a le droit de s'opposer, pour des raisons tenant à sa situation particulière, au traitement de données à caractère personnel la concernant, à moins que le traitement ne soit nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public.

Lorsque la personne concernée souhaite faire valoir son droit d'opposition, elle peut directement nous contacter à l'adresse [email protected]. Dans le cadre de l'utilisation de services de la société de l'information, et nonobstant la directive 2002/58/CE, la personne concernée peut exercer son droit d'opposition à l'aide de procédés automatisés utilisant des spécifications techniques.

  1. Droit de révocation du consentement relatif à la protection des données

Le législateur européen accorde à toute personne concernée par le traitement de données à caractère personnel le droit de révoquer à tout moment son consentement au traitement de données à caractère personnel la concernant.

Lorsque la personne concernée souhaite faire valoir son droit de révocation du consentement, elle peut nous contacter à tout moment à l'adresse [email protected].

VI.  Protection des données dans le cadre des candidatures et du processus de candidature

Nous traitons des données à caractère personnel dans le cadre des candidatures et du processus de candidature uniquement afin d'améliorer ce dernier. Le traitement peut également s'effectuer par voie électronique, notamment lorsque le candidat transmet des documents de candidature par voie électronique (par e-mail ou via le formulaire Web prévu à cet effet sur le site) au responsable du traitement. Si nous concluons un contrat de travail avec un candidat, les données transmises dans le cadre de l'établissement de la relation de travail sont enregistrées conformément aux dispositions légales en vigueur.

Si le responsable du traitement ne conclut aucun contrat de travail avec le candidat, les documents de candidature sont automatiquement supprimés au bout de six mois à compter de la date d'annonce de refus de la candidature, à moins que le candidat demande à prolonger la conservation de ses données ou que la suppression de ces documents ne s'oppose à quelconque intérêt légitime du responsable du traitement. À titre d'exemple, l'obligation de fournir une preuve dans le cadre d'une procédure en vertu des lois générales sur l'égalité de traitement.



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