Accueil téléphonique 24h/24 : ne manquez plus aucun appel !
Vous recevez des appels téléphoniques professionnels ? Vous manquez de temps pour y répondre vous-même ? L’accueil téléphonique est l’outil incontournable pour gérer les appels entrants et acquérir de nouveaux clients. Cette fonction est d’ailleurs présente dans la plupart des sociétés.
Accueil téléphonique : de quoi s’agit-il ?
Quel que soit le nombre d’appels que vous recevez sur votre ligne professionnelle, il est important que vos interlocuteurs parviennent à joindre quelqu’un. C’est l’intérêt de l’accueil téléphonique. Fonction essentielle d’une entreprise, le standard téléphonique permet de soigner le contact avec l’extérieur et de diffuser la meilleure image possible.
Certains professionnels installent un répondeur automatique, qui se déclenche lorsque personne n’est disponible pour répondre aux appels. Malheureusement, la majorité des appelants ne laissera pas de message et la plupart d’entre eux ne renouvellera même pas son appel. Résultat : un appel manqué, et surtout une opportunité manquée !
C’est pour cette raison que de nombreuses entreprises optent pour une permanence téléphonique, au lieu d’un simple accueil pendant les heures de bureau. Ainsi, tous les appelants sont accueillis par une standardiste, à tout moment.
Les missions et les avantages d’un bon standard téléphonique
La secrétaire en charge de l’accueil téléphonique a plusieurs missions :
- Répondre aux appels entrants, en limitant les temps d’attente.
- Orienter les interlocuteurs selon leurs demandes.
- Donner des informations aux appelants.
- Prendre des messages et les communiquer aux bonnes personnes dans la société.
- Transmettre des messages particuliers aux appelants.
- Filtrer les appels selon leur objet et leur priorité.
Le tout en faisant preuve de professionnalisme et d’amabilité, pour donner une image positive de la compagnie.
Un bon accueil téléphonique est donc essentiel pour toute entreprise, quels que soient sa taille, son public et son activité. Cette fonction concerne aussi bien les grands groupes que les PME. Même les indépendants ayant des besoins très spécifiques – médecin, avocat, agent immobilier, etc. – ont tout intérêt à prévoir un standard téléphonique. Tous leurs appels entrants sont alors gérés par une secrétaire qualifiée, pendant qu’ils se concentrent sur le développement de leur activité.
Comment bénéficier d’un standard téléphonique bureau24 ?
Vous souhaitez profiter d’un accueil téléphonique de qualité ? Pourquoi ne pas opter pour le secrétariat externalisé ? Bureau24.fr met à disposition des professionnels un service de standard téléphonique sur-mesure. En embauchant une de nos secrétaires, vous offrez un accueil téléphonique qualifié à votre public, tout en réduisant vos coûts de secrétariat de 90%.
Totalement personnalisée, notre offre vous permet de moduler votre package, selon besoins spécifiques :
- Permanence 24h/24 et 7j/7.
- Numéro personnalisé, avec possibilité de lignes multiples.
- Service récurrent ou remplacement ponctuel.
- Gestion d’agenda, avec synchronisation immédiate.
- Transmission d’informations ou envoi de documents aux appelants.
- Notifications en direct (mail, SMS ou application mobile).
- Accueil multilingue (français, anglais, allemand, italien et espagnol).
Comment fonctionne l'accueil téléphonique de bureau24 ?
- Un client essaie de vous appeler mais vous n’êtes pas disponible. Avec un transfert d’appel chez bureau24, vous restez tout de même joignable.
- bureau24 réceptionne l’appel en votre nom et selon vos instructions. L’une de nos secrétaires accueillantes répond en votre nom, note le motif de l’appel et le nom du correspondant.
- Vous restez toujours informé de vos appels. La secrétaire essaie, selon vos instructions, de vous transférer l’appel sur un numéro déposé à l’avance. En cas d’échec du transfert, vous recevez immédiatement une notification d’appel par e-mail, fax ou sms, vous indiquant le nom de l’appelant, l’objet et l’heure de l’appel.
Pour profiter de notre service d’accueil téléphonique, rien de plus simple ! En 10 minutes, vous paramétrez votre secrétariat externalisé en choisissant vos options et en donnant vos instructions à votre standardiste (message d’accueil, liste d’appelants VIP, informations à transmettre, etc.). Si vous le voulez, nous vous proposons même un essai gratuit !
