Passer au zéro papier : en route vers le bureau virtuel

Aussi bien dans un souci écologique que pour des raisons de sécurité et d’espace disponible, la tendance du « zéro papier » (« paperless » en anglais) séduit de plus en plus d’adeptes. Entreprises ou professionnels indépendants font alors en sorte de réduire au strict minimum leur paperasse. Et si cette tendance ouvrait carrément la voie au bureau virtuel ?

Zéro papier : les avantages

Le concept du zéro papier consiste à privilégier les versions digitales autant que possible, pour tous vos documents. Les avantages de cette pratique sont multiples :

• Gagner du temps. Des documents sont généralement plus faciles à retrouver dans votre système d’informations que dans une armoire à archives.
• Accéder aux documents. S’ils sont numérisés et hébergés dans le cloud, vous pouvez y accéder de partout et à tout moment. Une connexion internet suffit !
• Faciliter la collaboration. Si plusieurs personnes ont besoin du même document, nul besoin de le photocopier pour le partager. Le format digital est accessible et duplicable à volonté.
• Être plus écologique. Évidemment, consommer moins de papier est bien plus respectueux de l’environnement. Par extension, le paperless produit aussi moins de déchets.
• Économiser de la place. Un disque dur de 1To prend beaucoup moins de place que des salles remplies d’archives papier.
• Dépenser moins. Limiter votre consommation de papier permet de réduire vos dépenses en papier, imprimantes, cartouches, espaces de rangement, etc.
• Sécuriser les informations. Qu’elles soient sensibles ou non, vous pouvez facilement contrôler les accès, crypter les données ou encore multiplier les back-ups.
• Proposer un meilleur service client. Avec des documents digitaux, les procédures peuvent être simplifiées et traitées plus rapidement.

Comment passer au paperless ?

L’approche zéro papier doit être intégrée à la culture de l’entreprise pour être efficace. Cela commence donc par une bonne sensibilisation de tous les collaborateurs. Il faut leur montrer les avantages concrets pour eux.

Ensuite, il convient d’instaurer une politique paperless et de mettre en place des actions :

• Équipez les collaborateurs de PC portables ou de tablettes, plus pratiques pour prendre des notes en réunion ou hors de l’entreprise.
• Fournissez un disque dur performant à chacun.
• Digitalisez toutes les procédures internes et externes (dossiers clients, demande de congé, etc.).
• Fixez des objectifs de réduction du papier (exemple : réduire la consommation de papier de 10% les 6 prochains mois).
• Privilégiez une communication digitale.
• Mettez en place un intranet et/ou un serveur ergonomiques, que les employés consulteront et alimenteront sans rechigner.
• Proposez des séances de formations pour accompagner vos collaborateurs.

Zéro papier… et zéro bureau

Pour aller encore plus loin, vous pouvez même dématérialiser d’autres éléments de votre entreprise. D’abord, en externalisant certaines fonctions, telles que la comptabilité et la gestion des ressources, vous les dématérialisez totalement.

De plus, vous pouvez également faire appel à un service de télésecrétariat comme celui de bureau24, pour gérer vos appels. De cette façon, vous n’avez pas besoin de recruter du personnel pour votre standard ; une secrétaire à distance réceptionne vos appels, prend les messages, vous transfert les interlocuteurs prioritaires, etc.

Enfin, cette dématérialisation peut même conduire au « zéro bureau », si votre entreprise n’a pas de locaux attitrés. À ce niveau, plusieurs options existent :

• Tous les collaborateurs se retrouvent pour travailler dans un espace de travail collaboratif. Les locaux ne sont donc pas permanents.
• Chaque employé travaille à distance. La collaboration se fait alors via le téléphone et/ou internet (vidéoconférence, messagerie instantanée, etc.). Et le siège de l’entreprise est une simple boîte postale.

Êtes-vous prêt pour le zéro papier ? Et pour le bureau virtuel ?

 

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