Pas le temps ? Pas de problème ! Pourquoi la secrétaire à distance est la solution parfaite pour les petites entreprises et les entrepreneurs.

Les indépendants, les dirigeants de petites entreprises et les entrepreneurs doivent tous faire face aux mêmes défis tout en gérant les difficultés de croissance, recherchant du temps pour développer leur entreprise et bien sûr en jonglant avec divers tâches telles que la comptabilité et la réception des appels.

Les fondateurs de bureau24, un service de secrétariat à distance, se sont retrouvés dans cette situation lorsqu’ils étaient occupés par la création d’autres entreprises. Entre le développement des entreprises existantes et l’exécution de leurs tâches courantes, ils se sont retrouvés à court de temps. Ils ont pensé à recruter plus de personnel pour s’occuper des tâches de base comme répondre au téléphone, l’envoi de brochures et d’e-mails, mais il n’y avait pas suffisamment d’occupation pour justifier l’embauche d’une personne à temps partiel.

C’est ainsi qu’ils en sont venus à la brillante idée de leur meilleure (et actuelle) société : un service de secrétariat à distance.

Plusieurs personnes pour un seul poste

Contrairement aux services de secrétariat traditionnels – ou des assistants personnels virtuels, très populaires ces dernières années – l’idée de départ de bureau24 était différente. Plutôt que d’avoir une personne assise à un téléphone toute la journée (que ce soit en France ou à l’étranger, cela ne fait pas de différence – la personne a toujours du temps d’inactivité), les fondateurs de bureau24 ont décidé que plusieurs entreprises pouvaient être assistées par seulement quelques secrétaires. Beaucoup d’autres entrepreneurs et dirigeants de petites entreprises étaient dans la même situation que la leur : ils avaient besoin d’assistance à temps partiel ou de manière ponctuelle.

En utilisant un logiciel très avancé, suite à de nombreuses heures de programmation et de code, l’idée a pu se concrétiser et bureau24 a été créé : lorsque quelqu’un appelle une entreprise, n’importe quelle entreprise, l’appel est redirigé vers les secrétaires de bureau24. Sur leurs écrans, une fenêtre s’ouvre avec le nom de l’entreprise, comment répondre à l’appel (“Services XYZ, comment puis-je vous aider?”) et d’autres informations importantes visibles en un coup d’œil telles que la liste des appelants VIP, des clients actuels et même les heures de la journée durant lesquelles les appels peuvent être transmis au dirigeant de la société (ou à ses employés, respectivement).

Ainsi, les appelants redirigés vers des secrétaires de bureau24 ne savent pas qu’ils parlent avec quelqu’un qui n’est pas dans les mêmes locaux. Nous pouvons même répondre aux appels 24h/24 7j/7 et les jours fériés. De cette manière, l’entreprise réduit ses coûts fixes en payant seulement une fraction de ce que coûterait une secrétaire à plein temps – soit une économie de près de 1200 Euros par mois !

Autres avantages d’une secrétaire à distance pour les PME

Bien sûr, l’idée a pris forme très rapidement. Non seulement une secrétaire à distance est une solution beaucoup plus rentable, mais en plus, les difficultés de recrutement et de gestion du personnel sont évitées : plus d’absence imprévue pour congé maladie, pas de stress durant les vacances ou congés annuels et bien sûr, le service peut être mis en place ou arrêté presque instantanément, sans perte du temps dans le traitement des candidatures, le passage des entretiens et sans donner de préavis de départ.

L’intérêt le plus appréciable d’un assistant personnel à distance, est probablement le fait qu’ainsi quelqu’un peut toujours répondre au téléphone. Aujourd’hui, le marché est devenu de plus en plus concurrentiel en raison de la grande quantité d’informations disponibles – dans les annuaires, les moteurs de recherche, les sites d’avis de consommateurs et autres. Il est regrettable que de nombreux appelants ne laissent pas de message sur un répondeur ; ils vont simplement se tourner vers la prochaine société disponible et passer à autre chose.

Un appel manqué peut être un contrat manqué.

Une voix amicale au téléphone permet d’éviter que les appelants ne soient effrayés par un répondeur ou qu’ils n’aient pas à attendre pendant vingt sonneries. Qui plus est, étant ravis de votre disponibilité et de votre service, ils pourraient même en parler et vous recommander à leurs amis !