comment fonctionne le secretariat externalise

Permanence téléphonique : une disponibilité totale pour tous vos appelants !

Une secrétaire peut remplir de nombreuses missions administratives, pour vous faire gagner du temps. Une des plus essentielles pour votre activité est certainement l’accueil téléphonique. Et pour garantir une qualité de service optimale à vos appelants, l’idéal est d’opter pour une véritable permanence téléphonique !

Permanence téléphonique : vous ne pourrez plus vous en passer

Comme son nom l’indique, la permanence téléphonique consiste à gérer le standard téléphonique en continu. Cela signifie que tous vos appels entrants sont pris en charge, à tout moment. Cela 24h/24, 7j/7, même en dehors des heures de bureau, pendant les week-ends, les congés, les vacances et les jours fériés.

Ainsi, vos appelants n’ont pas besoin de renouveler leur appel ou de laisser un message sur un répondeur. D’ailleurs, la plupart des interlocuteur rechignent à parler à une machine, et préfèrent un vrai contact humain !

Les avantages de la permanence téléphonique sont multiples, aussi bien pour vous que pour vos appelants :

  • Une bonne disponibilité par téléphone améliore votre qualité de service.
  • Vos interlocuteurs sont davantage satisfaits et mis en confiance, puisqu’ils sont accueillis par une secrétaire qualifiée et chaleureuse.
  • Ils obtiennent une réponse immédiate.
  • L’image professionnelle de votre société est boostée.
  • Vous ne ratez plus aucune opportunité liée à un appel manqué.
  • Vous vous démarquez de vos concurrents, qui ne proposent pas forcément une permanence téléphonique.

Comment être disponible en continu ?

Concrètement, pour proposer une permanence téléphonique efficace à vos appelants, vous pouvez envisager trois solutions :

  1. Vous répondez vous-même aux appels entrants lorsque vous en avez la possibilité. Et vous profitez de services de permanence téléphonique en ligne quand vous êtes indisponible.
  2. Vous embauchez une secrétaire traditionnelle, qui gère votre standard téléphonique pendant les heures de bureau. Et lorsqu’elle ne travaille pas, vous pouvez la compléter avec une télésecrétaire.
  3. Vous confiez l’intégralité de votre permanence téléphonique à une secrétaire virtuelle, qui assure votre accueil téléphonique en continu. Notez que cette option est la moins coûteuse, dans la mesure où une télésecrétaire est accessible à seulement 10% du tarif d’une secrétaire classique !

Les services de permanence téléphonique de bureau24

Que vous souhaitez faire appel à une télésecrétaire de manière ponctuelle, régulière ou continue, bureau24 vous assure professionnalisme et flexibilité.

Nos services de permanence téléphonique s’adaptent à vos besoins, et incluent notamment :

  • La gestion du standard, aux horaires que vous souhaitez.
  • Un standard téléphonique multilingue, si besoin (français, espagnol, italien, anglais et allemand).
  • La prise des messages et coordonnées des interlocuteurs.
  • La transmission de messages aux appelants.
  • Le filtrage des appels et/ou le transfert des appels prioritaires, selon vos directives.
  • La prise de rendez-vous et la gestion d’agenda électronique.
  • L’envoi de notifications immédiates après chaque appel (par mail, SMS ou via notre application mobile).

Et tout cela, en suivant fidèlement vos instructions ! En pratique, il vous suffit de donner directement vos recommandations à votre télésecrétaire. Elle les appliquera ensuite, jusqu’à nouvel ordre.

Enfin, nos services de permanence téléphonique peuvent également être activés facilement et rapidement. Et si vous le désirez, vous pouvez profiter d’un essai gratuit.

Service Clientèle de Bureau24

Appelez-nous gratuitement et obtenez des informations supplémentaires sur le service de secrétariat à distance de bureau24.



Comment cela fonctionne-t-il ?:

  1. Lorsque vous composez le numéro de Live test, une secrétaire de bureau24 prend l'appel selon vos instructions.
  2. Vous jouez le rôle d'un de vos clients ou prospects.
  3. Nous vous envoyons dès la fin de l'appel un message par email ou SMS

Test gratuit pendant
une heure

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