Nos conseils pour rédiger un bon message d’absence

Pendant les fêtes de fin d’année, les vacances d’été ou même durant vos congés de formation, il est recommandé d’informer vos interlocuteurs de votre absence. Cela avant même votre départ. De cette façon, les éléments urgents sont traités à temps et les affaires secondaires sont reportées à votre retour. Mais prévenir vos contacts n’est pas suffisant. En complément, le mieux est de planifier un message d’absence dans votre boîte mail. Suivez donc nos conseils pour rédiger un bon « out of office ».

Pourquoi planifier un message d’absence ?

Dans un contexte professionnel, il est de bon ton de mettre en place un message d’absence automatique lorsque vous êtes injoignable par mail durant plusieurs jours. Cette pratique est courante pendant les vacances, mais aussi en période de séminaire d’entreprise, de congé parental ou même de maladie.

En pratique, les personnes qui vous enverront un mail durant votre période d’absence recevront un message automatique, les informant de vos dates d’indisponibilité.

Voici les principales raisons de planifier un « out of office » dans votre boîte mail :

• Informer de votre absence les interlocuteurs que vous n’avez pas prévenus.
• Rappeler votre indisponibilité aux contacts que vous avez notifiés.
• Éviter les surprises en cas de non réponse de votre part : vos correspondants savent que vous répondrez à votre retour.
• Améliorer votre image (professionnalisme, anticipation, communication).
• Partir l’esprit plus tranquille : vos mails pourront attendre votre retour, sans que vos interlocuteurs s’offusquent !

Les bonnes pratiques du mail « out of office »

Vous êtes convaincu(e) de l’importance d’un message d’absence ? Suivez donc ces conseils pour bien gérer le vôtre :

• Programmez votre message si vous êtes injoignable par email plus de 2-3 jours ouvrés.
• Planifiez votre message pour l’automatiser totalement. Dans le cas contraire, pensez à bien le désactiver dès votre retour !
• Choisissez une fréquence d’envoi raisonnable (toutes les 48 ou 72 heures), pour que vos correspondants ne reçoivent pas votre message d’absence en réponse à chaque mail envoyé.

Et pour rédiger un « out of office » de qualité, soignez son contenu :

• Précisez si vous aurez un accès limité ou absolument aucun accès à vos mails.
• Inscrivez votre date de retour. Pour éviter les confusions, donnez le jour et la date, en écrivant de préférence le mois en toutes lettres (exemple : vendredi 5 janvier).
• Si le motif de votre absence le permet, vous pouvez le préciser (congé maternité, formation, etc.).
• Proposez éventuellement une autre personne à contacter en cas d’urgence. Cela montre davantage de disponibilité et rassure les interlocuteurs. Attention, coordonnez-vous avec l’intéressé(e) avant de communiquer ses coordonnées !
• Mettez à jour tout changement (date de retour, contact d’urgence, etc.).
• Traduisez votre message en plusieurs langues, si vous travaillez à l’international.
• Adaptez le ton de votre mail automatique à votre cible.

Proposez un autre canal de communication : le téléphone

Enfin, si vous êtes indisponible par mail pendant plusieurs jours, vous pouvez même proposer une alternative à vos correspondants : le téléphone.

En offrant une permanence téléphonique, vous vous montrez plus disponible et permettez à vos interlocuteurs d’obtenir des réponses immédiates à leurs questions. De plus, un contact humain est plus rassurant et généralement plus apprécié. De cette façon, votre absence sera bien moins remarquée ! Et puisque vous serez notifié en temps réel de chaque appel, vous ne manquerez aucune information.

Faites donc appel aux services de bureau24 et profitez des compétences d’une télésecrétaire qualifiée. Pendant votre absence uniquement… ou toute l’année !

 

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