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Application mobile bureau24 : comment ça marche ?

Lorsque vous activez notre service de télésecrétariat, vous accédez à notre application gratuite pour smartphone et tablettes. Disponible sur Android et iOS, elle vous permet de communiquer avec votre secrétaire à distance, en tout simplicité.

Grâce à notre application mobile, vous pouvez paramétrer votre transfert d’appel, donner vos instructions ou encore recevoir des notifications après chaque appel. Le tout en quelques clics seulement !

 

Suivez ce tutoriel illustré, pour profiter au mieux de toutes les fonctionnalités de notre application bureau24 (version 5.0.5) :

 

Installer et configurer l’application bureau24

Tout d’abord, l’application est compatible avec les smartphones et tablettes Android, les iPhone et les iPad. Vous pouvez la télécharger sur GooglePlay et dans l’App Store. Une fois installée, il vous suffit de vous connecter avec votre identifiant et votre mot de passe.

identifiant et mot de passe

 

 

Si vous n’êtes pas encore client de bureau24, cliquez sur « Commencez l’essai gratuit ». Vous accéderez alors au formulaire d’inscription pour profiter gratuitement de notre service pendant 14 jours. La configuration se passe en 4 étapes :

 

  • Rédigez votre message d’accueil, celui avec lequel votre télésecrétaire accueillera vos appelants.
  • Sélectionnez un motif d’absence, qui sera communiqué à vos interlocuteurs.
  • Entrez vos coordonnées : nom, email et numéro de téléphone.
  • Choisissez un identifiant et un mot de passe.

 

C’est aussi simple que cela !

 

 

 

 

Pendant la configuration, l’application vous proposera plusieurs écrans explicatifs, sur ses différentes fonctionnalités : gestion des appels, historique des appels et instructions planifiées. Pour modifier les options correspondantes, cliquez sur « ü » en bas à droite de l’écran.

 

 

 

 

 

 

 

 

Activer le transfert d’appels et donner vos instructions à votre télésecrétaire

Pour activer le transfert d’appels, allez dans le menu, puis dans les paramètres de l’appli. Vous accédez alors aux « Instructions pour votre secrétaire ».

 

 

 

Elles vous permettent de :

  • Créer votre liste d’appelants VIPs à partir de votre propre carnet d’adresses. Il faut alors autoriser l’application à accéder aux contacts de votre téléphone.
  • Préciser des numéros de transfert, sur lesquels votre télésecrétaire pourra vous transférer les appels prioritaires.
  • Modifier votre message d’accueil à votre convenance.
  • Choisir et paramétrer le renvoi d’appels automatique ou manuel.

 

 

Dans le menu, vous pouvez également programmer différentes instructions, selon vos besoins. Vous choisissez ainsi :

  • Quels appels votre secrétaire devra vous transférer.
  • Les explications données aux interlocuteurs.
  • La période de validité des instructions.

 

 

Vous avez même la possibilité de planifier des instructions, qui ne s’appliqueront que pendant les périodes souhaitées.

 

 

 

Bien sûr, vous pourrez modifier ces options à tout moment.

 

Par ailleurs, si vous activez le service de bureau24 pour votre société, vous pouvez créer plusieurs comptes. De cette façon, chaque utilisateur aura le sien. Pour cela, ouvrez le menu de l’application, cliquez sur votre nom d’utilisateur, puis sur « + Ajouter un compte ». Cet endroit vous permet également de gérer tous vos comptes utilisateurs.

 

 

 

 

Consulter votre historique d’appels

Enfin, vous pouvez en un clic consulter votre journal d’appels dans le menu. De cette façon, vous savez précisément quels appels ont été pris en charge par votre télésecrétaire bureau24.

 

 

 

En cliquant sur un appel, vous accédez à tous ses détails : nom de l’appelant, coordonnées, date et heure de l’appel et message. Et si la personne n’est pas encore dans vos contacts, l’icône en haut à droite vous permet de l’ajouter. Un système de drapeaux de couleurs vous permet également de marquer les appels les plus importants, pour les retrouver plus facilement ensuite.

 

 

Remarquez également que l’appli vous permet de noter chaque appel selon la qualité de sa prise en charge. Sur base de vos résultats, nous veillerons à ce que seules vos secrétaires préférées gèrent vos appels.

 

Et pour être informé en temps réel après chaque appel, pensez à activer les notifications dans les paramètres !

Enfin, n’hésitez pas à envoyer un message à notre service clientèle, pour nous faire part de vos remarques ou suggestions. Nous sommes également disponibles pour vous aider en cas de besoin !

 

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  • ✓ Secrétariat disponible 24h/24, 7j/7
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